仕事・キャリア

最大効率を目指す キャリアママの仕事ダンドリ術

 

政府の女性活躍促進策などもあり、仕事をしながら育児と家事をこなすキャリアママも増えています。一方で子どものお迎え時間や食事の時間、宿題、塾……と時間に追われ、なかなか仕事に集中できないママも多いのではないでしょうか。会社と家の仕事を両立させ、どちらもうまくこなそうとするなら、効率アップは欠かせません。無理せず効率化するために、まずは仕事の段取りを見直してみてはいかがでしょうか。

著者 續 恵美子

仕事にも子育てにも役立つ!論理的思考法とは

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(画像=Rawpixel.com/Shutterstock)

効率性を高めるために、まず必要不可欠ともいえるのが「論理的に考える」ということです。ビジネスの分野では「論理的思考法」とか「ロジカルシンキング」といわれており、客観的な事実を整理・分析して因果関係を体系化し、筋道を立てて考える方法です。これにより問題を的確に把握でき、対策も明確となるため、仕事内容に迷うこともなくなります。

この「論理的に考える」とは、子育てや家事にも役に立ちます。子育てをしていると「突然わけのわからないことを言ってくる子どもに対してイラッとしてしまう」ということが多々あります。また、あれこれやろうとしても時間に追われて焦るばかりで「すべてが中途半端で完結しない」ということも少なくありません。そんなときに問題を整理・体系化し、解決策について筋道を立てて考えていくことができるようになれば、無駄な動きは減り、効率化も可能となるのではないでしょうか。

5W1Hから考えると、要件を整理できる

論理的に考えていくためには、要件を整理していくことから始めてみましょう。要件とはものごとの実現に必要な条件のことです。ふつうは1つではなく複数からなっており、要件を整理することは、すばやく論理的に考えるための第一歩となります。

「5W1H」という言葉を聞いたことがある人は多いでしょう。ビジネスでは「5W2H」や「6W2H」なども用いられますが、まずは「5W1H」にもとづいて考える習慣をつけていくとよいでしょう。このときの順序を次のように考えていくと整理しやすくなります。

・why:なぜ、何のためにやるのか?
・when:いつやるのか?
・what:何をやるのか?
・how:どうやって実現するのか?
・who:誰がやるのか?
・where:どこでやるのか?

仕事、子育のどちらでも「無駄な作業」や「いましなくてもよいこと」はあります。まず「何のためにやるのか?」「いつやるのか?」を考えた時点で「本当にその作業がいま必要なことか」を判断できれば、時間を無駄にすることはなくなるでしょう。なにをいつ、またどの順番で進めるのかの整理ができるため、仕事の段取り力は大きく向上するはずです。

最大効率を目指すとき、仕事のパターン化は必須

要件の整理により段取り力を向上することと合わせて、実際の仕事の効率を高める工夫にも取り組んでいきましょう。最も簡単に取り組めるのが、ドキュメンテーション(書類・資料などの作成)をパターン化することです。まずは使用頻度が高いものからパターン化していくといいでしょう。ここではビジネスシーンで多そうな3つのドキュメンテーション例を紹介します。

パターン化1:各種メール文章は定型文を作っておく

「発注メール」「確認メール」「お礼メール」など相手は変わっても内容が同様であったり同じ相手に定期的に同じメールを送ったりすることがあります。そのようなメールは定型文を作っておけば毎回タイプせずに済むため、時間の省略が図れるでしょう。

使用するメールアプリによって異なりますが、Gmailであれば「返信定型文」、Outlookであれば「クイック操作」という機能を使って、いくつかのパターンで定型文を作っておくことができます。文例は、Webで「定型文 発注」などと検索するとたくさん見つけることができます。適したものを選んで使うことで文面を考える時間も省略できます。まずはここから始めましょう。

パターン化2:よく使う書類はフォーマットを作っておく

顧客へのレターや社内での申請文書など仕事上でさまざまな文書を作成する人は多いのではないでしょうか。それらのフォーマットを作成しておけば相手の名前や日付、要件を変えるだけで済みます。一から作成する場合に比べて文章を考える時間もタイプする時間も省けるでしょう。

また、フォントの種類やサイズなども統一しておけば、読む側も誰(どの会社)からのレターかわかりやすくなり、お互いの確認作業の効率化が図れます。こちらもWebから多くの定型文を検索できます。確認してみてください。

パターン化3:プレゼン資料の論理展開、体裁をパターン化しておく

仕事でプレゼンテーションをする人も多いかもしれません。そのプレゼン資料も毎度体裁を考えるのではなくパターンを作っておくとよいでしょう。内容は異なっても作成時間が省けます。

パターン化しておくことで頭の中も整理しやすくなるため、プレゼン前のリハーサル時間も省略できるようになるかもしれません。こちらもネットの定型フォーマットが役に立ちます。「フォーマット パワポ」などで検索してみましょう。

子育てママだからこそ効率化を図ろう

子育てをしているママは、保育園や学童保育のお迎え時間に間に合うように仕事を終わらせなければいけません。しかし、仕事を長引かせたり社内での連絡や顧客への連絡などを遅らせたりするわけにもいきません。最大効率を目指して、考え方から体系立てる習慣を身につけ、段取りよく仕事をしていきましょう。